Unilever: Опыт внедрения чат-бота для отбора персонала
04.07.2019

Кроме глобального производства потребительских товаров мы в Unilever (бренды Lipton, Calve, Rexona и др.) ежегодно помогаем сотням студентов стартовать в карьере. HR-отдел получал около 4000 стажерских заявок в год, их обработка требовала колоссальных ресурсов и усилий. Запуск чат-бота помог сделать процесс отбора и для сотрудников, и для соискателей более эффективным. Как шел процесс оптимизации и каких результатов удалось достичь — в этом кейсе.

ULIP (Unilever Leadership Internship Program) — программа студенческих стажировок, которую мы проводим два раза в год. Она позволяет студентам поработать над реальными проектами, а нам сформировать кадровый резерв для начальных позиций, а самым успешными кандидатам предоставить «fast-track» (ускоренный отбор) на нашу ключевую программу развития Unilever Future Leaders Program.Мы заинтересованы в максимальном отклике — чем больше заявок, тем выше шансы отобрать действительно талантливых стажеров. Однако для HR-отдела это превращалось в настоящее испытание: в разгар набора в ULIP к нам приходило 1 500 - 2 000 откликов.

Классические сложности классической стажировки

Дорогостоящий агентский рекрутинг. За отбор стажеров отвечали 3 менеджера, что требовало больших затрат.

HR-менеджеры были загружены огромным количеством рутинных обязанностей. Они вручную рассылали письма со ссылкой на профильное тестирование и давали обратную связь. Кстати, ссылка была активной только три дня, и если претендент не успевал пройти тест вовремя, то менеджеру приходилось высылать новую. Напомним, заявок было больше тысячи!

Кандидаты откликались через разные каналы. Из-за этого возникала путаница, всегда нужно было помнить, кому нужно ответить по электронной почте, а кому через HeadHunter.

Письма могли теряться. Электронная почта большинства людей заполнена рассылками и спамом, за которыми ответ рекрутера мог затеряться. Какая-то часть e-mail-ов и вовсе не доходила.

Отборочный этап длился около 3-х месяцев. Кандидаты долго ждали очереди на собеседование, а потом томились в неизвестности, ожидая результатов. Отбор на стажировку запускается одновременно с сессией, поэтому потенциальные стажеры переживают двойной стресс.

Не удавалось закрывать все позиции. В рамках ULIP регулярно открывается более 100 вакансий для работы примерно в 70-ти проектах. Из-за долгого отбора студенты не дожидались и «сходили с дистанции». По этой причине мы закрывали лишь около 45 направлений.

Чат-бот и видеоинтервью для оптимизации рекрутинга

Мы стали искать решение для автоматизации и ускорения отбора. Unilever – современная, очень гибкая и открытая к новаторским решениям компания, поэтому вместо расширения штата рекрутеров мы обратились к digital-инструментам. 

Основная гипотеза, которая подтвердилась в этом проекте, заключалась в том, что для привлечения молодых кандидатов наша компания должна мыслить так же, как и они: быть креативной, запоминающейся, открытой для общения в форматах, которые уже привычны по популярным соцсетям.

Мы запустили чат-бота ВКонтакте для сбора заявок и коммуникации с кандидатами и внедрили видеоинтервью на базе VCV.

Как это работает

Студент узнает о стажировке из рекламы, от друзей или в своем университете. Он переходит в группу Unilever Careers и выходит на нашего бота. Следуя его инструкциям, заполняет анкетные данные, подробнее узнает о стажировке и ее программах, выбирает направление и получает ссылку на тестирование.

Спустя 1-2 дня, вновь через бота, претенденту дается обратная связь: он либо узнает, что не прошел дальше, либо получает ссылку на видеоинтервью. 

Бот в официальном сообществе Unilever Careers

На следующем этапе соискатель записывает видеоответы на вопросы: рассказывает, почему заинтересовался стажировкой, решает заданные кейсы, демонстрируя уровень знаний. 

Руководители проектов просматривают запись и выбирают «финалистов». Иногда специалист может передавать интервью руководителю другого направления, если считает, что определенному кандидату оно походит больше. 

После просмотра видеоинтервью менеджер выставляет статус (приглашение на личное интервью, либо отказ), а бот мгновенно присылает уведомление кандидату во ВКонтакте.

От частичной до полной автоматизации 

Внедрение инструментов проходило в два этапа. Во время зимней стажировки чат-бот и видеоинтервью работали обособленно, и HR-менеджерам приходилось давать ссылки на видеоинтервью и фидбек по его результатам вручную. И все же объем работы уменьшился, а ход отбора ускорился.

Мы стали развивать проект дальше. Примерно за 2 недели до запуска весеннего набора мы значительно его усовершенствовали: с помощью IT-команды VCV связали аккаунт платформы и чат-бота.

Теперь все данные о кандидатах (анкета, контакты, уровень английского, результаты отборочных этапов и другое) хранятся на платформе VCV. О любых изменениях в статусе потенциального стажера немедленно уведомляет бот.

Эффективно и актуально: чего удалось достичь

По итогам второй кампании мы создали уникальный для российского рынка HR-инструмент. Он сделал жизнь наших рекрутеров проще и интереснее, а процесс отбора эффективным и немного хайповым —  digital-технологии почти всегда привлекают внимание и вызывают интерес.

Результаты нас удивили:

Количество заявок увеличилось в 2 раза: с 1 500 до 3 000 человек.

Получилось закрыть ВСЕ позиции для стажеров.

Чаще стали откликаться талантливые студенты из других городов. 

Время отбора сократилось: с 3-х месяцев до 2-х.

 

Теперь соискатель может пройти тест и интервью за один день —

раньше это было невозможно.

В сухом остатке

  1. Теперь сильные стороны конкурсанта можно оценить сразу «на входе».
  2. База кандидатов хранится в одной админке, а не на разных платформах.
  3. Менеджеры Unilever смотрят запись в удобное для них время и выставляют статус на самой платформе, а не сообщают его рекрутеру, чтобы тот связался с кандидатом.
  4. Кандидат получает обратную связь только в чате соцсети, а не ищет ответ у себя на почте и не звонит рекрутеру.
  5. Бот присылает оповещение сразу, как только менеджер изменяет статус.
  6. Вместо рутинной работы HR-менеджеры сконцентрировались на более интересных задачах: продумывают промо-кампании, проводят собеседования с лучшими претендентами.
  7. Несмотря на затраты по оптимизации, мы смогли сократить расходы в целом.
  8. Нам удалось расширить воронку кандидатов — студенты стали чаще откликаться, так как процесс отбора стал для них проще и интереснее. У нас нашлось время на просмотр каждого соискателя, т.к. часовая личная беседа была заменена просмотром 9-минутной записи видеоинтервью.
  9. Мы получили массу позитивных отзывов от самих соискателей. «Общение» с ботом систематизировало ход подачи заявки, дистанционное видеособеседование сэкономило время, а для иногородних — снизило расходы.
Будьте в курсе самых актуальных HR-tech новостей, подписывайтесь на нас в соцсетях!
Читайте также
Кейсы
Видео вместо резюме: Как КРОК ускорил HR-отбор в 2,5 раза
Кейсы
Билайн: Как мы внедрили видеорекрутинг и ускорили найм в три раза
Кейсы
PwC: C помощью автоматизации мы ускорили процесс тестирования кандидатов в 4 раза