Марина, расскажите немного о Smart&Talented.

Мы узкоспециализированная компания по подбору и обучению ассистентов, секретарей и личных помощников. Решаем главную «боль» руководителей бизнеса – помогаем найти хороших, грамотных, компетентных персональных ассистентов.

Ваша компания совсем небольшая, верно? Сколько рекрутеров у вас участвует в отборе?

Три человека, включая меня.

Вы с каждым кандидатом беседуете лично?

Нет. У нас большое количество однотипных вакансий – на позицию персонального ассистента. Если бы мы тратили время на приглашения кандидатов, мы бы не успевали их закрыть. До живого собеседования в офисе мы проводим первое отсеивание.

Как происходит отсеивание?

У нас кандидаты проходят два основных этапа: личное интервью в офисе в Smart&Talented, с тестами на логику и сообразительность, и собеседование внутри компании, с будущим руководителем.

Перед первым этапом мы встроили формат видео интервью. Так мы видим кандидата до того, как встретиться с ним лично. Это очень важно для нашей специфики.

Интересно. Расскажите, почему это важно?

Ассистент – это лицо и голос компании. Требуются быстрые и шустрые. Если я вижу на видео уставшую, неухоженную барышню в странном свитере – да, может, у неё неплохое резюме, но для нас она – неформат.

И мы не тратим время на собеседование, а сразу в системе сервиса по итогам видеоинтервью можем этого кандидата отклонить. А подходящего кандидата – принять и уделить ему полтора часа при личной встрече.

VCV – это первый digital формат подбора в вашей компании?

И да, и нет. Раньше мы использовали другую программу, ужасно неудобную, советского формата – как Windows-98. И тут я нахожу сервис видеоинтервью VCV. Это как сразу «пересесть» на iPhone. Всё современно, удобно и логично.

Не было ли опасений, что кандидатам не хватает обратной связи? Всё-таки большинство людей привыкло к живому общению – а тут только компьютер.

В сервисе, которым мы пользуемся, есть функция видеообращения. И я записываю несколько минут видео до старта digital интервью. Я сама являюсь брендом Smart&Talented, ассистенты меня уважают. Моё обращение позволяет передать энергетику мою и нашей компании. Человек понимает, кому отправляет своё видео интервью.

Как вообще соискатели воспринимают формат digital интервью?

Нам самим очень интересно, мы даже такой вопрос задаём. Отказов небольшое количество – либо по техническим причинам, либо лично хотят пообщаться. Есть единичные кандидаты, которые говорят, что им некомфортно: «Я на камеру плохо получаюсь, голос другой становится», но большинству всё-таки нравится формат. Это и необычно, любопытно, и удобно – не надо тратить много времени на сборы и дорогу. Записал видео за 20-25 минут, и готово.

Как давно ваша компания использует инструмент видеоинтервью?

Больше года.

По каким критериям вы оцениваете соискателей?

Знание английского языка, скорость ответов, умение грамотно говорить, опыт работы. Очень важна положительная энергетика, доброжелательность в глазах. И конечно, умение и желание помогать другим.

Сможете привести примеры вопросов?

Задаём вопрос на английском, для понимания уровня языка. Спрашиваем об ожиданиях по заработной плате. Важный вопрос для нас – «Откуда вы узнали о компании Smart&Talented?». Так мы понимаем, откуда люди попадают к нам, куда нужно бросить силы маркетинга и увеличить эффект присутствия.

И сколько таких вопросов в одном интервью?

19-20 вопросов. На ответ даём по минуте, и только на рассказ про свой опыт – две минуты. Главное качество ассистента – умение говорить коротко и по делу.

Видеозаписи просматривает только один рекрутер?

Не всегда. Мы можем отправить ссылку на кандидата коллегам – чаще всего, так и делаем. Ещё и комментарии к каждому кандидату подписываем, чтобы легче и быстрее было разобраться.

А руководителям, которые ищут ассистентов, ссылки на записи кандидатов тоже отправляете?

Нет. Всё-таки ассистент может создать впечатление о себе только живьём. С помощью видеоинтервью мы отсеиваем совсем неподходящих кандидатов. А с подходящими у руководителей должна сложиться химия, этого по видео не понять.

Записи кандидатов, которые когда-то не подошли руководителям, вы удаляете? Или есть секретный архив?

Нет, мы их оставляем. И более того, иногда пересматриваем. Когда нам не хватает новых кандидатов, мы можем освежить в памяти хороших предыдущих. Вспоминаем, какой человек по энергетике, и думаем, может ли он подойти для вакансии.

Какие изменения в рабочих и бизнес-процессах вы наблюдаете за это время?

Нам удалось сильно сократить временные затраты на найм. У нас в день по 50-70 резюме ассистентов. Если бы мы отсматривали их вручную, пришлось бы нанять ещё двух-трёх рекрутеров. С помощью автоматизированных интервью мы отсеиваем быстрее.

А материальные затраты?

Сервис у нас окупился с первой закрытой вакансии.

Внушительная цифра. На ваш взгляд, есть ли дополнительный value для бизнеса в автоматизации HR-процессов?

Да, помимо экономии, мы выглядим как продвинутая компания с современными технологиями. Это очень ценно с точки зрения подачи нас на рынке. Любой современный бизнес должен уметь использовать технологии для производительности.

Внедрение VCV помогло Smart&Talented не только сократить время на подбор, но и сэкономить на затратах по найму рекрутёров, а так же выглядеть как продвинутая компания, использующая современные технологии в своей работе.

Марина Егорова
Генеральный директор Smart&Talented