Как построить удаленную команду: механики, инструменты и KPI

Денис Соболев
Head of Corporate IT Department

Head of Corporate IT Department Денис Соболев рассказал нам о механиках вовлечения удаленных сотрудников в компании Skyeng. Как часто нужно встречаться с онлайн работниками и что обсуждать на этих встречах? Так ли необходимы навороченные digital-инструменты для тимбилдинга удаленной команды? И что поможет оценить эффективность ваших сотрудников за пару минут? Ответы в нашей статье.

Как построить удаленную команду: механики, инструменты и KPI

Коммуникации: миттинги, личные и квартальные встречи

Утренние миттинги. Ежедневный утренний миттинг как полезная традиция в нашей компании. Каждый день кроме пятницы, встречаемся в 11:30 на полчаса. Вы спросите: «А зачем?» Ответим вопросом на вопрос: задумайтесь, будете ли вы вовлечены в достижение результата команды, если ни разу не встречались очно, никогда не видели друг друга? Думаю, ответ очевиден.

Именно на таких миттингах за счет визуального контакта у сотрудника формируется ощущение себя как члена команды. Изначально на утренних миттингах каждый говорил о планах на день и о прошедших событиях. Но это не эффективно на 100%. Рассказав о себе, сотрудники просто выпадали из разговора и отсиживались оставшееся время. Сейчас почти каждое утро мы проводим тематические встречи, делимся предложениями и опытом.

Квартальные встречи. Очень важно говорить о целях компании, чтобы сотрудники знали ее миссии, планы и разделяли их. В таком случае они действительно будут выполнять командные задачи, работать для общего дела, а не просто решать насущные проблемы и автоматически выполнять свои обязанности.

Planning poker. Это коллективное обсуждение актуальных заданий. У нас имеется общий банк входящих задач. Каждый понедельник всей командой мы оцениваем их сложность и продолжительность. Если представления относительно задачи расходятся — начинаем подробно обсуждать и разбираться, пока не приходим к единому мнению. Это вовлекает сотрудников и значительно расширяет их кругозор. По итогу, с какой бы задачей не столкнулся работник, он уже будет иметь минимальное представление о том, как ее выполнить и сколько времени необходимо будет затратить.

Инструменты для коммуникации с удаленными сотрудниками

Slack + расширение GeekBot. В Slack мы настроили расширение GeekBot, которое помогло нам изменить формат утренних миттингов. Теперь это работает так: как только сотрудник включает свой компьютер, ему приходит уведомление с вопросами:

«Чем занимался вчера?»

«Какой план на сегодня?»

«Есть ли проблемы, с которыми нужна помощь?

Ответы приходят в специально настроенный канал. Это позволяет нам отслеживать эффективность сотрудников и быстро приходить на помощь в случае экстренных ситуаций.

Пример работы расширения GeekBot

Trello. Эту платформу мы используем как раз во время planning poker. Она позволяет в режиме реального времени наблюдать за выставленными оценками и вести обсуждение.

Обсуждение и оценка будущих задач в Trello

KPI команды: какие инструменты понадобятся руководителю для их измерения

Следующий важный пункт — выбрать KPI для оценки удаленных сотрудников. Ключевые показатели эффективности (англ. Key Performance Indicators, KPI) позволяют трезво оценивать работу сотрудников и повышать их мотивацию. В Skyeng мы используем следующие инструменты.

Подведение итогов и планы на следующую неделю
Планы и результаты обсуждаются лично с каждым. У сотрудников есть возможность выбрать удобное для встречи время через Trello. На самом деле не так важно, где вы будете работать - хоть гугл документ или календарь. Главное — отслеживать эффективность ваших сотрудников и постоянно находиться на связи.

Журнал обратной связи
Мы используем его для анализа различных «происшествий»: кто-то что-то не успел выполнить, сделал серьезную ошибку и другие подобные ситуации. Вписываем инцидент и совместно пытаемся понять, по какой причине это случилось.

Пример интерфейса журнала обратной связи

Контроль качества: внутреннее техревью
Каждая задача в Skyeng проходит 2 этапа оценки: через другого сотрудника и через заказчика. Так мы решаем проблемы наших коллег и ускоряем выполнение задач. Этот формат легко реализовывается в гугл форме, что также экономит время, занимая 2-3 минуты.

Зачем мы используем эти инструменты? Они помогают собирать статистику: на что было потрачено время, какие задачи оказались наиболее тяжелыми. К тому же так легче следить за сроками выполнения проектов. У каждого есть свой временной бэклог, за который нельзя выходить.

Методы/механики вовлечения сотрудников

Самый действенный метод вовлечения удаленных сотрудников — игра «Блиц». Строится она так. 7 вопросов про различные цифры компании и 1 минута на каждый, чтобы дать ответ. За правильный ответ дается 2 балла. Если вариант неверный, то есть целый день для того, чтобы найти нужную цифру и прислать ее. Тогда +1 балл. В результате сотрудники с удовольствием отвечают на вопросы, появляется азарт. А возможность обменять накопленные баллы на мерч и другие плюшки подогревает интерес еще сильнее. Теперь каждый раз, когда работники сталкиваются с цифрами, они могут оценить их корректность.

И, конечно же, не забывайте о встречах в оффлайне. Старайтесь хотя бы раз в несколько месяцев собирать свою команду и, например, выбираться в бар. Вот увидите, помимо новых знакомств и приятных вечеров, вы сможете значительно сплотить команду и повысить ее эффективность!

HR на заметку:

Налаживайте коммуникацию со своими сотрудниками. Утренние миттинги, квартальные встречи и еженедельное обсуждение задач. Продуктивное общение только сыграет вам на руку.

Внедрять новые инструменты — не страшно. Slack, GeekBot, Trello и даже Google Documents позволят вам не только оценивать эффективность сотрудников, но и быстро собирать от них обратную связь.

Выделите KPI для вашей команды. Таким образом вы сможете понять, кому какие задачи даются легче и сколько времени на это уходит.

Не забывайте, что ваша цель — сплотить и вовлечь коллектив. Для этого есть множество средств: от аналитических онлайн-игр до пятничных посиделок в баре!

Полезно? Поделись в соцсетях!